Ausschreibungsbegleitung

Die SOLL Prozesse im Unternehmen sind definiert, entschieden und dokumentiert. Dann ist es an der Zeit den Hersteller auszuwählen, der Ihre Prozesse ideal und kosteneffizient unterstützt. 

Erstellung Lastenheft

Auf Basis der Ergebnisse aus den Workshops erstellen wir ein Lastenheft. Die besprochenen Prozesse und dafür benötigten Funktionen werden von itara ausgearbeitet. Das Ergebnis ist eine validierte Spezifikation der innerhalb der Software benötigten Prozesse und Funktionen. Sobald das Lastenheft von Ihnen freigegeben ist, kann es für die Ausschreibung Ihrer Initiative verwendet werden.

Erstellung der Auswertungsmatrix

Gemeinsam mit ihnen erstellen wir die Matrix aller entscheidungsrelevanter Faktoren. Diese werden zueinander gewichtet und "must have" Faktoren besonders gekennzeichnet.

Erstellung Ausschreibungsunterlagen

Das freigegebene Lastenheft wird von uns um die Ausschreibungsunterlagen ergänzt. Diese bestehen aus den Rahmeninformationen zu Ihrem Projekt (Mengengerüste, Zeitplanung) sowie einem von itara standardisierten Fragenkatalog für die Anbieter. Dieser Fragenkatalog enthält tiefgehende Fragen an den Hersteller. Sie sorgen für Transparenz und erleichern Ihnen später die Auswahl.

Anbietervorauswahl

Je nach Projektanforderungen und Ihrem Unternehmen schlagen wir Ihnen 5 bis 8 Anbieter vor, die für Ihr Projekt in Frage kommen. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir, welchen dieser Anbieter die Angebotsabgabe ermöglicht wird (Long List).
Nach Einholung einer Geheimhaltungsvereinbarung von den Anbietern, versenden wir die Ausschreibungsunterlagen und das Lastenheft an die Ausschreibungsteilnehmer.

Rückfragen durch die Anbieter

Erfahrungsgemäß interpretiert jeder Anbieter Beschreibungen im Lastenheft etwas anders. Daher kommt es in der Regel zu einer Vielzahl an Rückfragen aus den Reihen der Anbietern. Um diese Rückfragen so einfach wie möglich zu handhaben und einen gleichen Wissenstand zu halten, empfehlen wir einen Q&A Termin (Frage & Antwort) durchzuführen. Alle Anbieter werden zum gleichen Zeitpunkt eingeladen und können in einem offenen Gespräch ihre Fragen stellen.
itara unterstützt Sie bei der Einladung, der Koordination sowie der Nachbereitung des Fragentages (z.B. falls Fragen nicht direkt im Termin geklärt werden konnten).

Auswertung der Angebote

Die Auswertung der Angebote erfolgt anhand der gewichteten Matrix. itara extrahiert dazu aus den Anbieterdokumenten die relevanten Informationen. Anschließend werden gemeinsam mit Ihnen die Ergebnisse der Auswertung analysiert und eine abschließende Beurteilung der Angebote vorgenommen. Danach erfolgt in Abstimmung mit Ihnen eine Reduktion auf voraussichtlich zwei Anbieter (Short List).

Anbieterpräsentation

Für die letzten Anbieter der Short List empfehlen wir Ihnen eine Präsentation der einzelnen Angebote und des Systems durch den jeweiligen Hersteller. Ziel für die Anbieter muss sein, anhand der SOLL-Prozesse gemäß dem Lastenheft die Systeme zu präsentieren und aufzuzeigen, wie die Systeme Ihre Anforderungen unterstützen.
So können Sie sich ein Bild Ihrer zukünftigen Lösung verschaffen und die verschiedenen Software Lösungen objektiv beurteilen.
itara unterstützt Sie bei der Koordination und Einladung der Anbieterpräsentation, bei der Begleitung der Präsentationen sowie bei der Nachbereitung. Für die Anbieterpräsentationen stellen wir eine Checkliste für die Bewertung der einzelnen Präsentationen zur Verfügung.

Erstellung der Entscheidungsvorlage

Basierend auf den Angeboten und den Anbieterpräsentationen unterstützen wir Sie bei der Erstellung einer Entscheidungsvorlage. Auf Basis der Ergebnisse der Diskussionen und mit Hilfe der Entscheidungsvorlage sind Sie schließlich gut in der Lage die Entscheidung für einen Anbieter zu treffen. 

Für mehr Informationen sprechen Sie mich doch einfach persönlich an.